Olemme viime vuonna nostaneet päämme Saksan markkinoilla ja kasvaneet Virossa sekä teemme Kiinalaisten kanssa yhteistyötä. Seikkailu on opettanut muutamia asioita viestinnästä.

Ensinnäkin kieli. Meidän sisäinen kieli oli suomi ennenkuin ryhdyimme kansainvälistymään.

Sisäisen kielen muuntaminen englanniksi ei ole helppoa, mutta on silti pakollista

Kun ryhdyimme nelisen vuotta sitten etsimään globaalisti uusia asiakkuuksia ja palkkasimme tiimiin non-finnish-speaker porukkaa, meidän piti käydä keskustelu sisäisestä kielestä. Aluksi jotkut ihmettelivät miksi meidän pitää laittaa asioita englanniksi tietyille släkkikanaville, kun ei meidän toimistolla ole ketään jotka puhuvat englantia. Muistutimme näistä muutamista satelliittitoimistoissa olevista ihmisistä, joiden pitää pystyä seuraamaan myös mitä tapahtuu. Vasta kun kv porukkaa ja non-finnish-speakereita alkoi olla enemmänkin ja säännöllisemmin Suomen toimistolla, ihmiset ymmärsivät asian.

Slackissa esimerkiksi meillä on kanavia, joihin laitetaan kaikki vain englanniksi, että kaikki voivat seurata keskustelua. Tämä on helpottanut meitä meitä myös Suomessa esimerkiksi rekrytoinneissa sillä nyt meille on helpompi myös tänne muuttaneiden huippuammattilaisten kotiutua sillä kaikki tärkeät tiedot saa myös englanniksi.

Meillä on nykyään jokaisella toimistolla - myös Suomessa - ihmisiä, jotka eivät puhu suomea. Kulttuurimuutos otti aikansa, mutta on ollut hyödyllinen ja jos aiot kansainvälistyä, tämä pitää aloittaa mieluummin ajoissa kuin liian myöhään.

Miten ihmeessä saamme kulkemaan viestit eri toimistojen välillä?

Meillä on tiimejä nyt monessa maassa. Baltiassa käytetään TableOnlinea sekä osallistutaan SÖÖ!-viikoille. Saksassa toimimme media-alan toimijoiden kanssa. Tuotamme kiinnostavia sisältöjä ja tarinoita paikallisille ja jakelemme niitä medioiden kautta. Toimistoja meillä on nyt 5 eri puolilla maailmaa. Miten varmistamme, että kaikkialla tiedetään kaikki asiat?

Kahvipöytäkeskusteluja pitää ruokkia myös toimistojen yli

Paikallisella toimistolla viesti kulkee helposti viimeistään kahvipyötäkeskustelujen myötä, mutta toiselle toimistolle viesti ei kulje vaikka olisi käytössä kaikki kommunikointikanavat. Meillä olemme huomanneet, että kun tunnemme toisemme paremmin, viesti kulkee myös paremmin.

Kahvipöytäkeskustelut leviävät paikasta toiseen, kun keskusteluihin varataan riittävästi aikaa ja me tutustumme toisiimme tapaavat myös normaalin työn ulkopuolella yhteisissä illanvietoissa yms.

Parhaaksi tavaksi olemme havainneet säännölliset vierailut eri toimistoista toisiin ja näiden välillä viikottaiset videopuhelut joko WhatsApp videona, Hangouttina, Skypenä tai Zoomina. Jos video ei toimi jostain syystä, niin vähintäänkin ryhmäpuhelu. Kiinalaisten kanssa WeChat on ehdoton chattiväline.

Virheitä tapahtuu aivan varmasti

Tottakai matkan varrella tapahtuu virheitä. Aikaeroihin tottuminen on normaali vitsi. Aina joku on merkinnyt kalenteritapahtuman yhdeksi Saksan aikaa kun piti olla yhdeltä Suomen aikaa.

Kun kaikki puhuvat kieltä, joka ei ole äidinkieli, tulee varmasti väärinkäsityksiä. Siksi on hyvä kirjoittaa asioita ylös ja tarkistaa yhdessä, että puhutaan samasta asiasta. Tästäkin huolimatta asiat muuttuvat ja saattaa olla, että jokin vanha tieto jää elämään joka aiheuttaa taas väärinkäsityksiä. Väärinkäsitysten kanssa täytyy oppia elämään ja niiden korjaamiseen täytyy oppia.

Yhteenveto

Tarvitaan siis:
1) yhteinen kieli ja toisten kulttuurien ymmärrystä
2) yhteistä fyysistä läsnäoloa, yhteisiä bileitä, yhteisiä illanviettoja, aikaa myös toimiston ulkopuolella
3) yhteiset parhaiten toimiviksi todetut videopuhelusysteemit
4) digitaaliset kahvipöytäkeskustelut
5) väärinymmärrysten jatkuvan korjaamisen kulttuuri

Globaali viestintä epäonnistuu aina paitsi sattumalta.

Menestystä viestintään ja elämään!

Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä
Kirjoittaja on vienyt maailmalle Ravintoloiden löytämisen vallankumousta jotka Suomessa tunnetaan parhaiten TableOnline.fi pöytävaraussivustosta joka on muuten uudistunut ja on tosi hieno, legendaarisesta City.fi ravintolamediasta sekä huikean mahtavasta SYÖ!-viikoista joita järjestetään mahdollisesti tänä vuonna jo kolmessa tai neljässä maassa ja 5-7 kaupungissa.

Kirjoitettaessa soi Husky Rescue - City Lights