Haluaisit keskittyä töihisi, mutta samaa asiaa tullaan taas kerran kysymään sinulta. Juurihan sinä kerroit tästä viime viikolla!

Onko tuttua? Jos samojen vastausten antaminen ja saman kuuman puurokupin kiertäminen alkaa tympiä, voi asiaa helpottaa muutamalla simppelillä ratkaisulla.

Yhteinen dokumenttipankki ja intra
Jos samoja tiedostoja, asioita, tietoa ja vastauksia tarvitaan säännöllisesti uudestaan ja uudestaan, niille kannattaa perustaa yksinkertainen, hyvin organisoitu ja helposti löytyvä dokumenttipankki. Dokumenttipankista löytyvät sekä ne tutut perusasiat, jotka uusien tulokkaiden pitää painaa mieleensä että vähän erikoisempien tilanteiden vastauksia, joista voi tarpeen tullen muistuttaa itseään. Tarvittavat tiedostot ovat yhdessä ja samassa paikassa sen sijaan, että niitä etsittäisiin ympäri firmaa, että kenenkäs takana tämä tiedosto tai info taas on.
Dokumenttipankista ja intrasta voi muokata kätevästi juuri yrityksen näköisen. Dokumenttipankkeihin voi myös antaa käyttöoikeuksia sen mukaan, kuka niitä tarvitsee. Esimerkiksi spesifien asiakasdokumenttien käyttöoikeudet – logot, graafiset ohjeet, tekstitiedostot, valokuvat jne. – kannattaa antaa vain kyseisessä projektissa työskenteleville.

Jotta dokumenttipankista ja intrasta olisi oikeasti hyötyä, muistathan pitää ne huolellisesti ajan tasalla!

Keskustele kahden kesken
Jos joku tietty naama kyselee sinulta koko ajan vastauksia, sovi hänen kanssaan kahdenkeskinen keskustelutuokio. Kerro, että autat mielelläsi, mutta et ehdi aina vastaamaan kaikkiin kysymyksiin, koska se vie aikaa sinun ja asiakkaan tärkeiltä projekteilta. Kysy, onko hän katsonut asiaa sisäisestä intrasta tai dokumenttipankista. Pyydä, että hän tarkastaa ne ennen kuin hän säntää kysymään asiaa muilta. Jos asia jää vielä tarkastuksenkin jälkeen epäselväksi, hän voi ilman muuta kysyä asiaa sinulta tai tietyltä asiaan perehtyneeltä kollegalta.

Tarkastuslista
Jos mahdollista, anna yleinen tarkastuslista, josta työntekijät voivat katsoa, ovatko he etsineet vastausta kysymykseen jo olemassa olevista lähteistä. Onko intra tarkastettu? Onko näitä ja näitä korjausehdotuksia jo testattu? Onko ongelmasta keskusteltu tämän ja tämän asiantuntijan kanssa? Onko ongelman kanssa painiva työntekijä omatoimisesti tehnyt jo kaikkensa asian selvittämiseksi?

Palkkaa apujoukkoja
Jos ongelmat jatkuvat yllä listatuista ohjeista huolimatta, saatatte tarvita työpaikallenne ihan omaa yrityksen sisäistä asiakaspalvelijaa, joka vastaa työntekijöiden kysymyksiin ja auttaa heitä ratkomaan ongelmia. Tämänkaltainen sijoitus tulee maksamaan itsensä takaisin siten, että kun ongelmien selvitys on ”ulkoistettu” omasta konttorista yrityksen sisäiselle auttajalle, jokainen saa keskittyä rauhassa töihinsä ilman keskeytyksiä.

- SuperAssari Maarit

----------------
SuperAssarit ovat Wannadon aikaan ja paikkaan sitoutumattomia työelämän vapaustaistelijoita ja ongelmien ratkaisijoita. Multityötä tekevä Wannado Oy on Irina Viitalan ja Anna Degerholmin yhdessä, vuonna 2011 perustama SuperAssariyhteisö, johon kuuluu yli 30 markkinointiviestintään, tehtävien digitalisointiin, tapahtumatuotantoon ja sihteerin työhön erikoistunutta ketterää tekijää. www.wannado.fi #SuperAssarit