Projektinhallinta on osana jokaisen yrityksen toimintaa. Useimmilla projektinhallintatyökalut mahdollistavat myös jouhevan viestinnän yrityksen sisällä. Mutta tärkein unohtuu yllättävän usein – yhteydenpito asiakkaisiin.
Me olemme päätyneet siihen, että se onnistuu, ja arvatkaa mitä? Se toimii.
Shared Boardien avulla asiakkaat mukaan projekteihin
Käyttämämme projektinhallintatyökalu monday.com tarjoaa Shared Board nimisen ominaisuuden, mikä mahdollistaa asiakkaan liittymisen mukaan projekteihin ja ennen kaikkea niiden seurantaan.
Todellisuudessa tämä asiakkaalle jaettu Shared Boardi kuitenkin usein sisältää vain yksinkertaistetun version projektin tilasta ja vaiheista. Mutta se, mikä tekee tästä ominaisuudesta oikeasti hyödyllisen, on avoin keskustelu asiakkaan kanssa. Keskustelu voidaan käydä tietyn tehtävän, vaiheen tai jopa kommentin kohdalla. Tämä säästää valtavasti aikaa raportoinnissa ja asioiden selittämisessä asiakkaalle. Samalla asiakas pysyy tyytyväisenä, kun projektien kehitystä voi seurata reaaliajassa.
Kuulostaa jopa liiankin helpolta (se on).
Olipa kyseessä sitten putkimies, urheiluseura tai vaikka sovelluskehitystiimi, niin homma toimii.
2013 toteutettu tutkimus osoitti, että läpinäkyvyys työympäristössä on ensiarvoisen tärkeää. Tutkimukseen osallistui 40 000 henkilöä.
Läpinäkyvyys yrityksen toiminassa helpottaa projektinhallintaa ja lisää tehokkuutta.
Avoin työskentely ja tietojen avoimuus ovat osa työpaikkaa, jossa työntekijät palaavat motivoituneita töihin jokaisena työaamuna. Läpinäkymättömyyden puute voi vaikuttaa negatiivisesti työmoraaliin, suorituskykyyn ja tätä kautta koko yrityksen toimintaan.
Tässä 4 vinkkiä, miten teet työskentelystä läpinäkyvää ja mitä hyötyjä läpinäkyvyys tuo mukanaan.
1. Jaa kalenterisi
Kalenterilla on olennainen työkalu jokaisessa organisaatiossa. Kalenterien jakaminen koko tiimille tekee toiminnasta läpinäkyvää ja auttaa hallitsemaan työtehtävien jakamista. Kollegan kalenterin katsominen voi auttaa sinua ajanhallinnassa huomattavasti.
Kalenterien ollessa avoimia, kaikki myös tietävät auttaa jopa pyyteettömästi, kun työkaverille on kertynyt liikaa tehtävää ja näin kaikki pysyvät tyytyväisempinä.
2. Jaa työntekijöille enemmän tärkeää tietoa
Tärkeän tiedon saaminen (mikä on aikaisemmin ollut vain johdon tiedossa) saa työntekijät tuntemaan itsensä tärkeiksi, ja sitähän he ovatkin.
Jakamalla avoimesti tiedot esimerkiksi markkinointikuluista, asiakashankintakustannuksista, ylimmän johdon tuloista ja yrityksen kannattavuudesta ovat suuria tekijöitä, jotka saavat työntekijät tuntemaan itsensä tärkeiksi.
Motivaatio pysyy korkealla, kun työntekijät näkevät pidemmällä aikavälillä, miten heidän työpanoksensa vaikuttaa yrityksen tulokseen. Tästä täytyy myös muistaa palkita, koska ovathan työntekijät joiden ansiosta kehitys on tapahtunut palkinnon ansainneet.
3. Käytä visuaalista projektinhallintatyökalua
Excel-taulukot ovat historiaa! Suurien ja tylsien taulukoiden ongelmana on aina ollut niiden hitaus. Hitaudella tarkoitetaan, sitä että taulukon sisältö on luettava ennen sen ymmärtämistä.
Kuva monday.com visuaalisesta time linesta ja tehtäväruudukosta.
Visuaalisella projektinhallintatyökalun ansiosta voitte nähdä tilanteen yhdellä vilkaisulla. Tärkeitä tässäkin on se, että kaikki näkevät tilanteen. Tätä kutsutaan läpinäkyväksi projektinhallinnaksi.
Tehtäväluettelot yhdessä oman keskustelu näkymän kanssa mahdollistaa tehtäväkohtaisen tilanne seurannan aivan uudella tasolla. Koko tiimin tai yksittäisten henkilöiden merkintä, töiden jako ja ajanhallinta ovat näin kaikkien nähtävissä. Ehkä joku työntekijöistä pystyisi vaativampiin tehtäviin, mutta ei ole edes tiennyt, että niiden kanssa tarvittaisiin lisäkäsiä. Työntekijä kehittyy läpinäkyvyyden ansiosta, juuri silloin kuin yritys sitä tarvitsee ja taas täysin pyynteettömästi.
4. Unohda salaiset sähköpostit ja käytä ”boardeja” sisäisessä viestinnässä
Sähköpostien lähettäminen koko tiimille tai yksittäisille tekijöille on aikaa vievää. Miksi et keskustelisi avoimesti foorumityyppisessä ympäristössä ja antaisi kaikkien nähdä keskustelut. Mainitsemalla tietyn henkilön tai tietyn tiimin, saat myös lähetettyä heille automaattisen sähköpostin tärkeistä ja kiireellisistä tehtävistä.
Sisäisen viestinnän ei tulisi enää vuonna 2018 toimia sähköpostitse. Jos tämä on käytäntö sinun työpaikallasi, on toimintatapoja syytä muuttaa välittömästi.
Tämän blogin kirjoitti Antti Sundberg osakas ja hakukoneoptimoija yrityksessä SEOSEON.
