Sähköpostia on liikaa. Inbox on liian täynnä, mitä teen? En jaksa vastata sähköposteihin. Työkaverit lähettävät turhia sähköposteja. Pelkästään roskapostia on tullut yön aikana 15 kappaletta. Viikonlopun jälkeen sähköpostissa on 254 uutta viestiä. Loman jälkeen en edes uskalla avata sähköpostia.

Kuulostaako tutulta? Alla Wannadon SuperAssareiden vinkit siihen, miten sähköpostikaaos saadaan haltuun!

Sähköposti ei ole chatti
Sähköpostia ei ole kehitetty nopeita ja lyhyitä keskusteluja varten, vaan sitä tulisi kunnioittaa paperisten kirjeiden korvaajana. Chat-keskusteluihin on omat ohjelmansa, ja puhelinkin on keksitty. Samassa toimistossa työskennellessä voi myös käydä jättämänsä asiansa kollegalle kasvotusten.

Älä lähettele varmistuspostia
Moni sortuu sähköposteissakin lähettelemään varmistusviestejä; ”Saitko sen liitetiedoston?”, ”Ottiko Kaisa sinuun yhteyttä?”, ”Mitäs me sovittiin keskiviikon kokouksessa tästä?”. Soita tai käy kysymässä mieluummin.

Sovi tärkeät asiat kasvotusten
Monelle on haastavaa luottaa virtuaalisesti sovittuihin asioihin. Niistä lähetellään vähän lisää sähköpostia, mahdollisesti soitellaan ja kysellään vielä linkkarissakin, että mites tämä oli? Sähköpostitulvaa voi vähentää jättämällä painavat päätökset palavereihin tai tapaamisiin kasvotusten.

Kitke turha posti pois
Tuliko liityttyä uutiskirjeisiin? Saatko ilmoituksia siitä ja tästä sähköpostiin? Poistu postituslistoilta. Säästä vain ne, jotka aidosti kiinnostavat sinua. Tee siivous säännöllisesti. Poista myös vanhat viestit tai arkistoi ne omiin kansioihinsa
.
Pyydä, ettei sinulle lähetetä sähköpostia
Jos asian voi selvittää puhelimessa, kasvotusten tai palaverin aikana, voit kohteliaasti pyytää muita, etteivät he lähettäisi sähköpostia. Voit suoraan sanoa, ettei sinulla ole aikaa, ja asian saa selvitettyä nopeammin muuta kautta.

Vastaa välttämättömiin viesteihin heti
Jos et vastaa, todennäköisesti sähköpostiisi tulee lisää sähköpostia, jossa kysellään perääsi samasta asiasta.

Katso sähköposti vain tiettyyn aikaan
Jos sähköposti on ylitsevuotava suo, käy postit lävitse vain tiettyinä aikoina päivästä. Kerro tästä myös muille; minut saa maililla kiinni vain aikaan X. Tämä rohkaisee ihmisiä soittamaan sinulle tai tulemaan luoksesi, kun heillä on asiaa.

- SuperAssari Maarit

----------------------------
SuperAssarit ovat Wannadon aikaan ja paikkaan sitoutumattomia työelämän vapaustaistelijoita ja ongelmien ratkaisijoita. Multityötä tekevä Wannado Oy on Irina Viitalan ja Anna Degerholmin yhdessä, vuonna 2011 perustama SuperAssariyhteisö, johon kuuluu yli 40 markkinointiviestintään, tehtävien digitalisointiin, tapahtumatuotantoon ja sihteerin työhön erikoistunutta ketterää tekijää. www.wannado.fi #SuperAssari