SuperAssarit

Sähköpostia on liikaa. Inbox on liian täynnä, mitä teen? En jaksa vastata sähköposteihin. Työkaverit lähettävät turhia sähköposteja. Pelkästään roskapostia on tullut yön aikana 15 kappaletta. Viikonlopun jälkeen sähköpostissa on 254 uutta viestiä. Loman jälkeen en edes uskalla avata sähköpostia.

Kuulostaako tutulta? Alla Wannadon SuperAssareiden vinkit siihen, miten sähköpostikaaos saadaan haltuun!

Sähköposti ei ole chatti
Sähköpostia ei ole kehitetty nopeita ja lyhyitä keskusteluja varten, vaan sitä tulisi kunnioittaa paperisten kirjeiden korvaajana. Chat-keskusteluihin on omat ohjelmansa, ja puhelinkin on keksitty. Samassa toimistossa työskennellessä voi myös käydä jättämänsä asiansa kollegalle kasvotusten.

Älä lähettele varmistuspostia
Moni sortuu sähköposteissakin lähettelemään varmistusviestejä; ”Saitko sen liitetiedoston?”, ”Ottiko Kaisa sinuun yhteyttä?”, ”Mitäs me sovittiin keskiviikon kokouksessa tästä?”. Soita tai käy kysymässä mieluummin.

Sovi tärkeät asiat kasvotusten
Monelle on haastavaa luottaa virtuaalisesti sovittuihin asioihin. Niistä lähetellään vähän lisää sähköpostia, mahdollisesti soitellaan ja kysellään vielä linkkarissakin, että mites tämä oli? Sähköpostitulvaa voi vähentää jättämällä painavat päätökset palavereihin tai tapaamisiin kasvotusten.

Kitke turha posti pois
Tuliko liityttyä uutiskirjeisiin? Saatko ilmoituksia siitä ja tästä sähköpostiin? Poistu postituslistoilta. Säästä vain ne, jotka aidosti kiinnostavat sinua. Tee siivous säännöllisesti. Poista myös vanhat viestit tai arkistoi ne omiin kansioihinsa
.
Pyydä, ettei sinulle lähetetä sähköpostia
Jos asian voi selvittää puhelimessa, kasvotusten tai palaverin aikana, voit kohteliaasti pyytää muita, etteivät he lähettäisi sähköpostia. Voit suoraan sanoa, ettei sinulla ole aikaa, ja asian saa selvitettyä nopeammin muuta kautta.

Vastaa välttämättömiin viesteihin heti
Jos et vastaa, todennäköisesti sähköpostiisi tulee lisää sähköpostia, jossa kysellään perääsi samasta asiasta.

Katso sähköposti vain tiettyyn aikaan
Jos sähköposti on ylitsevuotava suo, käy postit lävitse vain tiettyinä aikoina päivästä. Kerro tästä myös muille; minut saa maililla kiinni vain aikaan X. Tämä rohkaisee ihmisiä soittamaan sinulle tai tulemaan luoksesi, kun heillä on asiaa.

- SuperAssari Maarit

----------------------------
SuperAssarit ovat Wannadon aikaan ja paikkaan sitoutumattomia työelämän vapaustaistelijoita ja ongelmien ratkaisijoita. Multityötä tekevä Wannado Oy on Irina Viitalan ja Anna Degerholmin yhdessä, vuonna 2011 perustama SuperAssariyhteisö, johon kuuluu yli 40 markkinointiviestintään, tehtävien digitalisointiin, tapahtumatuotantoon ja sihteerin työhön erikoistunutta ketterää tekijää. www.wannado.fi #SuperAssari

Sähköpostitulva, uutiskirjepinkka, viestinnän kaaos, joka lävähtää eteesi viimeistään maanantaina. Olemme erilaisten viestien pommituksessa alvariinsa.

Lähetät tärkeän viestin, ehkäpä kampanjakirjeen tärkeästä tapahtumastasi tai uusimmasta palvelusta/tuotteesta, mutta viesti ei tunnu tavoittavan yleisöään haluamallasi tavalla. Mikä meni vikaan? Miksi vastaanottaja ei avannut viestiäsi tai tutustunut siihen tarkemmin?

1. Otsikko ei kertonut mitä minun kannattaisi tehdä
”Anna äänesi lapsen oikeuksien puolesta” on otsikkona tehokkaampi kuin ”Lasten oikeuksien päivä”. Ensimmäinen otsikko kertoo viestin saajalle heti, mitä toimintaa häneltä odotetaan. Uutiskirjeiden ja sähköpostien - erityisesti markkinointiin ja informaatioon liittyen - on tarkoitus saada vastaanottajansa toimimaan viestin haluamalla tavalla. Kerro siis otsikossa vastaanottajalle heti, mitä toimintaa häneltä odotetaan.
Jos et voi viljellä verbejä otsikoinnissasi, tee otsikosta selkeä niin, että vastaanottaja tietää heti, mistä on kyse ja mitä häneltä mahdollisesti odotetaan. Mistä on kyse? Mitä on se avainasia, jonka pitäisi kiinnostaa minua siinä, mihin lähettämäsi viesti liittyy? Esimerkiksi ”Uudistamme verkkokauppaamme ekologisilla uutuuksilla” tai ”Ympään Yrittäjäviikot pureutuu aloittavan yrityksen kompastuskiviin”.

2. Viesti oli liian pitkä ja sotkuinen
Pidä viestisi aina yksinkertaisina ja selkeinä. Pääasiaan riittää kolme lausetta, jotka ovat selkeästi kirjoitettuja. Pyri siihen, ettei viestiäsi tai uutiskirjettäsi tarvitsisi skrollata alaspäin liikaa. Monet erilaiset fontit, eri värit, erilaiset kuvat ja muut visuaaliset elementit sekaisin tekevät viestistä sillisalaatin, jota vilkaistaan, mutta johon ei huvita paneutua. Sillisalaatti nimittäin on työlästä luettavaa. Minimalistisestakin viestistä voi tehdä itsensä näköisen. Muista oikeinkirjoitus!

3. Yritit liian kovasti ja lopputulos oli teennäinen
Innostuneisuus on ihanaa ja vastaanottaja on saatava kiinnostumaan viestistä, mutta liika vouhkaaminen on teennäistä. Pieni luovuuden kosketus riittää, muuten selkeä asialinja puree parhaiten. Pysy asiassa: riittää, että vastaanottaja saa tiedon siitä miksi otat häneen yhteyttä ja miksi lähettämäsi viesti saattaisi kiinnostaa heitä. Kerro viestisi ydinasiat ytimekkäästi. Lisätietoa janoavat kannattaa ohjata linkin kautta yrityksenne tai tapahtumanne verkkosivuille viestin päätteeksi.

- Superassari Maarit

-------------------------------------------

SuperAssarit ovat Wannadon aikaan ja paikkaan sitoutumattomia työelämän vapaustaistelijoita ja ongelmien ratkaisijoita. Multityötä tekevä Wannado Oy on Irina Viitalan ja Anna Degerholmin yhdessä, vuonna 2011 perustama SuperAssariyhteisö, johon kuuluu yli 20 markkinointiviestintään, tehtävien digitalisointiin, tapahtumatuotantoon ja sihteerityöhön erikoistunutta ketterää tekijää. www.wannado.fi #SuperAssarit