Näin flunssakauden alettua taas pikkuhiljaa jyllätä tulevat etätyön edut entistäkin selkeämmin esille. Virtuaaliassari ei tule aivastelemaan toimistollesi, eikä jätä pöpöjään pitkin ovenkahvoja tai monistenippuja. Puhelinkonffat säästävät aikaa. Jos on tarvis nähdä naama, niin videopalaveriin riittää, että henkilö näyttää suht ihmismäiseltä ja on kaivanut pyykkikasasta sen vähiten ryppyisen kauluspaidan. Skypen kautta ei hiki haise, mutta näytön voi jakaa ja esitellä samalla tuoreimmat graffat suoraan sinne johtoryhmän palaveriin vaikka verkkarit jalassa.
Mitä välineitä siis tarvitaan? Verkkoyhteys, puhelin ja läppäri ovat must, mutta ketterillä ja elämää helpottavilla työkaluilla ne tulokset tehdään.
Asana on näppärä projektinhallintatyökalu, jossa on paljon liikkuvia ja muokattavia osia. Sinun ei kuitenkaan tarvitse olla nörtti pystyäksesi toimimaan Asanan kanssa. Työskentelyn tehostamiseksi ja virtaviivaistamiseksi voi olla suositeltavaa, että admin tai proikkari laatii pelisäännöt, ja myös valmiin rungon jouhevan projektinkulun taskeista ja etenemisestä. Asanalla varmistetaan, että tiimityössä asiat eivät unohdu tai huku bittiavaruuteen.
Trello toimii paitsi virtuaalisena ostoslistana tai remontin suunnittelussa niin myös isojenkin projektien hallinnassa. Trelloon voit lisätä kuvia ja muita liitetiedostoja, to do -listoja, keskusteluja ja tietysti myös projektin etenemisvaiheet.
Teamwork taas on projektinhallintatyökalu, jonka kautta voi tiimityöskentelyn koordinoinnin lisäksi seurata myös käytettyä työaikaa.
Slack, Teams, Workplace ja Yammer ovat sosiaalisen median tavoin toimivia yhteisötyökaluja, joilla voi osittain tai kokonaan korvata jäykähköt intranet-ratkaisut. Yammer kuuluu Microsoftin 365-perheeseen ja soveltuu toiminnoiltaan isommallekin porukalle. Teams on uudehko, myöskin Microsoftin 365-maailmassa toimiva ryhmäkeskustelupalvelu. Workplace taas on Facebook-liitännäinen joka mahdollistaa IT-integraatiot, työtilat ja keskustelut joko oman yrityksen sisällä tai myös yhdessä asiakkaiden kanssa.
Skype on etäpalaveeraamiseen ehkä valtaosalle se kaikkein tutuin työkalu. Ominaisuuksilla puhelu, videopuhelu, konffacall & chat varustettu Skype on toimiessaan erittäin kätevä, jos työpisteesi on vakaan verkkoyhteyden päässä. Jos verkko pätkii tai koska Microsoft, voi olla pakko tukeutua älypuhelimen kaiuttimeen työpöydällä.
Discord on Skypen tyyppinen alun perin peliyhteisöjen käyttöön kehitetty nousussa oleva ohjelma, jossa on myös Slackin kaltaisia keskusteluominaisuuksia.
Google Docs on Skypen lisäksi jo vanha tuttu monelle. Sen avulla on helppo jakaa tiimille tiedoksi tai muokattavaksi Exceleitä, tekstidokumentteja ja esitysmateriaaleja sen sijaan että lähettelisitte eri tiedostoversioita edestakaisin mailissa. Google Docs myös tallentaa tiedot muokkauksista.
Dropbox ja WeTransfer toimivat Google Docsin lisäksi tiedostojen siirtoon etäkoneelta toiselle tai asiakkaalle.
Työaikaraportointiin ja tuntikirjauksiin on tarjolla lukemattomia eri ohjelmistoja jotka soveltuvat isoista organisaatioista pk-yrityksiin. Toggl on Superassareiden käyttämä työajanseurantajärjestelmä, joka kulkee mukanamme myös mobiilissa.
- Superassari Tiina
-------------------------------------------
SuperAssarit ovat Wannadon aikaan ja paikkaan sitoutumattomia työelämän vapaustaistelijoita ja ongelmien ratkaisijoita. Multityötä tekevä Wannado Oy on Irina Viitalan ja Anna Degerholmin yhdessä, vuonna 2011 perustama SuperAssariyhteisö, johon kuuluu yli 30 markkinointiviestintään, tehtävien digitalisointiin, tapahtumatuotantoon ja sihteerityöhön erikoistunutta ketterää tekijää. www.wannado.fi #SuperAssarit