Tiedotteella on edelleen oma paikkansa viestinnässä, vaikka rinnalle ovat tulleet moninaiset sosiaalisen median välineet. Toimittajana tiedän, että tiedotteet ovat yksi lähde, josta toimituksissa pengotaan juttuideoita. Vaikka toimituksiin tulvivien tiedotteiden määrä on valtava, aina jokin pääsee läpi. Median lisäksi tiedotteet tavoittavat muut sidosryhmät.
Tässä ykkösvinkit tiedotteeseen, jolla saat viestisi läpi.

1. Otsikoi kuvaavasti ja houkuttelevasti
Otsikon pitäisi tiivistettynä sisältää tiedotteen pääsanoma. Joskus otsikon täytyy olla melko pitkäkin, jotta tämä olisi mahdollista. Kuvittele, että lukija näkee pelkän otsikon ilman tiedotetta tukevia ingressiä ja kuvia (esimerkiksi sähköpostin otsikkona), ja hänen pitäisi sen perusteella pystyä valitsemaan, kiinnostaako tiedote häntä. Otsikossa tulisi olla verbi. Huumori otsikossa saa ihmiset lukemaan koko tiedotteen. Saman tekee seksi – mutta käytä sitä vain, jos edustamasi organisaatio on erittäin rento ja vapaamielinen. Huonoja otsikkoja: "Joulu tulee taas" tai "Ajatuksia lahjan valitsemisesta puolisolle". Hyvä otsikko: "Pukinkontista paljastuva La Chemise -yöpaita saa puolisosi ihastumaan".

2. Tiivistä tärkein ingressiin
Ingressi on noin 1–3 virkkeen mittainen tekstinpätkä otsikon jälkeen, jonka tarkoitus on otsikon tavoin houkutella lukemaan koko leipäteksti. Ingressi on yleensä tiivistelmä aiheesta, mutta se voi sisältää myös vaikkapa esimerkin käsiteltävästä aiheesta.

3. Etene leipätekstissä kokonaiskuvasta yksityiskohtiin
Tiedotteen leipätekstin tulisi edetä tärkeysjärjestyksessä kokonaiskuvan luomisesta vähemmän tärkeisiin yksityiskohtiin. Tiedotteen tulisi toimia, vaikka sen lopusta otettaisiin kappale tai pari pois. Kirjoita lyhyitä ja selkeitä virkkeitä ja kappaleita. Hyvä maksimipituus koko tiedotteelle on yksi A4.

4. Sisällytä mukaan pari kommenttia
Leipätekstiä elävöittää sitaatti tai useampi organisaation edustajalta. Kommentti voi tulla esimerkiksi toimitusjohtajan tai jonkin asiantuntijan suusta. Merkitse sitaatti sitaattimerkein (" ") tai kommenttiviivalla (–).

5. Kerro lopuksi, keneltä saa lisätietoja
Tiedotteen loppuun merkitään yhden tai useamman yhteyshenkilön nimi, titteli, organisaatio, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Varaudu siihen, että tiedotteen lähettämisen jälkeen seuraa yhteydenottoja – eikö se ole juuri tavoitteenakin?

6. Liitä mukaan kuvaa tai videota
Viimeistelty tiedote sisältää tarvittavat liitteet, joita esimerkiksi media tarvitsee uutisen julkaisuun. Mukana voi olla esimerkiksi kommentin antaneen henkilön kasvokuva, tuotekuva, logo tai vaikkapa videota.

7. Huolehdi teknisistä yksityiskohdista
Valmis tiedote tulee aina tallentaa pdf-tiedostoksi ennen lähettämistä, jotta vastaanottaja ei pysty muokkaamaan sitä. Yhden A4:n kokoinen pdf-tiedosto on myös helppo vastaanottajan tulostaa. Sähköpostitiedotteessa voit kirjoittaa koko tiedotteen tekstin viestikenttään, ja lisäksi liittää saman tekstin liitetiedostoksi pdf:nä.

Eikö vieläkään suju? Ei hätää, Wannadon #SuperAssistentit kirjoittavat puolestasi iskevät tiedotteet!

- SuperAssari Veera

-----------------------------------------

SuperAssarit ovat Wannadon aikaan ja paikkaan sitoutumattomia työelämän vapaustaistelijoita ja ongelmien ratkaisijoita. Multityötä tekevä Wannado Oy on Irina Viitalan ja Anna Degerholmin yhdessä, vuonna 2011 perustama SuperAssariyhteisö, johon kuuluu yli 30 markkinointiviestintään, tehtävien digitalisointiin, tapahtumatuotantoon ja sihteerityöhön erikoistunutta ketterää tekijää. www.wannado.fi #SuperAssarit