Minulta on usein kysytty miten ehdit tekemään kaikki nuo asiat. En voi skaalata aikaani, joten olen päätynyt palkkaamaan töihin itseäni parempia, taitavampia yksilöitä.
Aloitin aikanaan yksin hommat ja olen tottunut pärjäämään yksin, joten delegoinnin taito on minulle vasta myöhemmällä iällä opittu. Jälleen tänään törmäsin tilanteeseen, jossa aikaisemmin delegoimalla homma olisi hoidettu nopeammin, paremmin, tehokkaammin, luotettavammin ja asiakaskin olisi ollut tyytyväisempi.
Pari viikkoa sitten asiakkaani Barona otti yhteyttä ja pyysi minulta yhtä pientä asiaa. Koska olin tehnyt asioita joskus 5 vuotta sitten, ajattelin, että sehän on pieni homma ja sujuu käden käänteessä. No lupasin hoitaa homman ja laitoin asian omalle tehtävälistalleni. VIRHE!
Pomo: Älä ikinä tee asiaa itse, jos joku työntekijäsi osaa tehdä sen. Kun delegoit, asia tulee tehtyä paremmin, nopeammin, tehokkaammin, luotettavammin, laadukkaammin tai vähintään yhtä hyvin kuin jos sinä tekisit. Yrittäjänäkään et ole korvaamaton. Tökkää vaikka sormesi veteen ja katso jääkö siihen reikä kun vedät sormesi pois.
Tässäkin tapauksessa kävi niin, että sain tänään Baronalta meiliä jossa kohteliaasti kyseltiin tilanteen perään. VIRHE! Ikinä asiakas ei saisi joutua kysymään missähän asia viilettää. Olin ryssinyt asiakaspalvelun pahemman kerran. Puolen tunnin homma oli ollut tehtävälistallani tarpeettomasti 2 viikkoa! Pahoittelin välittömästi tilannetta ja käännyin työkaverini Even puoleen.
Delegoin asian Evelle ja puolessa tunnissa homma oli hoidettu. Eve hoiti homman ja teki sen vielä paljon paremmin kuin minä. Kiitos! Asiakas sai palvelua nopeammin kuin mitä itse olisin voinut toimittaa. Delegointi kannatti jälleen. Wau!
Mitä opin:
1. Delegoi heti kun voit
2. Delegoi aina kun voit
3. Delegoi myös pienet asiat
4. Luota ihmisiin
5. Valtuuta ihmiset
Delegointi on mahtava tapa saada useampia tehtäviä tehtyä lyhyemmässä ajassa. Se myös kasvattaa tiimin kapasiteettiä käsitellä asioita. Kuten itsellenikin yllä kävi, monelle johtajallekin käy samanlaisia juttuja. Asiat jäävät pöydälle makaamaan kun delegointiin tai delegointiprosessiin ei kiinnitetä riittävästi huomiota. Delegointi voi onnistua tai epäonnistua.
Mikä erottaa hyvän ja huonon delegoijan?
Tehtävien delegoinnissa on 6 vaihetta. Ongelma useimmin johtajilla on, että delegoinnissa hoidetaan vain yksi tai kaksi vaihetta. Kun tehtävää ei hoidetakaan kunnolla, pomot vain urputtavat työntekijöille miksi työtehtävää ei ole hoidettu kunnolla. Eve hoiti homman erittäin hyvin. Mikä delegoinnissa tällä kertaa onnistui?
Yrittäjäurani aikana olen havainnut delegoinnin tökkäävän monesti. Tässä on tärkeimmät asiat, mitä delegoidessa kannattaa huomioida, jotta tehtävä etenee toivotusti.
1. Valmistele kunnolla
Työntekijät eivät voi tehdä tehtäviä laadukkaasti jos tehtävät on määritelty epäselvästi. Mieti pari kertaa mitä kaikkea hommaan kuuluu, mitä odotat, mitä asiaan liittyy. Keitä pitää huomioida. Älä suunnittele kuitenkaan liikaa, koska muuten työntekijöiltä jää luomisen vapaus ja ilo.
2. Luovuta homma hoidettavaksi
Työtehtävä pitää luovuttaa tehtäväksi jollain viestintävälineellä. Olen havainnut, että meili on yksi huonoimmista delegointitavoista. Meili tulee useimmiten käsitettyä väärin tai puutteellisesti. Lauseita joudutaan arvaamaan: "mitähän tämäkin tarkoittaa".
Delegoinnissa paras tapa ainakin minulla olla kaksivaiheinen: tehtävän yleiskuvaus meilillä tms ja yhdessä läpikäynti puhelimitse tai chatilla (esim Google Talk, Messenger, Yammer, Skype Whatsapp jne).
Tee selväksi mikä on homman budjetti, aikataulu, konteksti, odotukset raportoinnista, tilannekatsauksista ja millä syklillä ja millä kanavilla toivot saavasi palautetta. Usein riittää: Kerro sitten kun homma on valmis tai kerro viikon loppuun mennessä jos tulee jotain odottamatonta ettet saakaan tehtävää tehtyä siihen mennessä.
3. Varmista, että viestisi menee perille
Delegoinnin kaksivaiheisuus on tärkeää. Chatti tai puhelu on yksi tärkeimmistä keinoista. Näin voin varmistaa, että viesti on ymmärretty tai ainakin sen, ettei sitä ole ymmärretty ihan erilailla kun olen tarkoittanut. Usein menee 60 sekuntia siihen, että varmistan homman olevan selkeästi ymmärretty. Se on pieni aika verrattuna siihen, että jotain asiaa tehdään tuntikaupalla ihan eri suuntaan kuin olin tarkoittanut.
Paras tapa varmistaa ymmärrys on kysyä: kertaatko mulle vaikka vielä kerran omin sanoin mitä olet nyt tekemässä. Haluan varmistaa, että ajattelet asiasta samalla tavalla kuin minä. Tämä kuulostaa ehkä vähän lastentarhatouhulta, mutta on oikeasti kannattavaa ja aikuisetkin ihmiset varsinkin sähköisillä kommunikaatiovälineillä ymmärtävät valitettavan usein toisiaan väärin.
4. Varmista, että työtehtävä on hyväksytty ja otettu vastaan
Usein delegoinnin yhteydessä jää varmistamatta, että tehtävän vastaanottaja oikeasti ottaa tehtävän tehtäväksi. Keskustelun yhteydessä on hyvä varmistaa että työkaveri on ymmärtänyt, mutta myös hyväksynyt tehtävän ja ottanut sen itselleen tehtäväksi.
"Luulin, että se oli vain tiedoksi", lause tarkoittaa sitä, että neloskohta delegoinnin kuudesta vaiheesta on skipattu.
Varmista, että viestikapulan vastaanottaja nappaa kiinni ja lupaa hoitaa kapulan eteenpäin. Varmista, että työntekijä hyväksyy tehtävän laajuuden, aikataulun, budjetin ja lupaa raportoida toivomallasi tavalla ja syklillä.
5. Vältä takaisindelegointia
Usein johtajat joutuvat tekemään ylitöitä, koska työntekijät takaisindelegoivat. Työntekijät ovat parempia delegoimaan hommia takaisinpäin pomolleen tehtäväksi. Miten se on mahdollista?
Harvoin, jos koskaan on tarpeellista, johtajan ottaa takaisin tehtävää, jonka johtaja on delegoinut jollekin muulle. Useimmiten takaisindelegointia tapahtuu, jos valmisteluun ei olla paneuduttu riittävästi ja aikatauluun tms on tehty joku arviovirhe.
Jos työntekijä ei osaa tehdä hommaa? Silloinkaan sinun ei tulisi ottaa takaisin hommaa vaan sinun tulee nähdä tilanne opettamismahdollisuutena. Kun tiimiläiset oppivat useampia työtehtäviä, delegoinnin mahdollisuus moninkertaistuu ja tiimin kapasiteetti kasvaa.
Vaikka ensimmäiseen delegointiin ja koulutukseen menisi enemmän aikaa, niin seuraavalla kerralla aikaasi vapautuu. Älä ikinä ota tehtäviä takaisin. Valmistele hyvin ja jos työntekijä ei suoriudu, niin valmenna hänet tehtävästä läpi.
6. Varmista seuranta
Even kanssa meillä meni homma hyvin. Chatissa sain tilannetietoa miten homma etenee. Pystyimme keskustelemaan hommasta työn etenemisen aikana. Pidemmän tehtävän aikana raportointi ja etenemisen seuranta nousee tärkeäksi. Näin luottamus työntekijän kanssa kasvaa ja luottosi asian oikeasuuntaiseen etenemisen kasvaa. Seuraamalla tehtävien etenemistä voit myös antaa rohkaisevaa palautetta kun hommat etenevät hyvään suuntaan.
Delegointiprosessi tulee nopeammaksi ja tehokkaasti kun opit tekemään töitä eri ihmisten kanssa. Mitä paremmin tunnet kunkin yksilön kyvyt, sitä paremmin voit tehdä hänen kanssaan töitä ja delegoida tehtäviä.
Muista delegoida heti kun vain voit. Menestystä päivääsi!
Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä