Ilon kautta

Elämän ja bisneksen muutostilanteissa törmäämme jatkuvasti tilanteisiin, joissa tarvitaan rohkeutta, vahvaa johtajuutta. Houstonin yliopiston tutkiva professori muistutti tarinan kerronnan voimasta Nordic Business Forumissa 2019.

Aivomme luottavat uskottaviin tarinoihin

Jokaisessa muutostilanteessa, pelottavissa tilanteissa ja tilanteissa, joissa emme tiedä mitä tehdä, me usein huomaamattamme luomme mahdollisia tulevaisuuden kuvia ja tarinoita joista osa on uskottavia ja osa epärealistisia. Meidän aivomme valmistautuvat tällä tavalla erilaisiin tilanteisiin etukäteen.

Brené muistutti, että esimerkiksi yrityksissä olevissa muutostilanteissa ihmiset kertovat toisilleen näitä mahdollisia tulevaisuuden skenaarioita ja keskustelevat niistä. Usein joistain tarinoista tulee niin vahvoja, että niihin aletaan uskomaan totuuksina. Meidän aivomme arvioivat jatkuvasti mitä voi tapahtua ja varsinkin jos tietoa on vähän niin tarinoista voi tulla tietoa vahvempia. Tarinoita kerrotaan ja uskottaviin tarinoihin uskomme vaikka ne olisivat vasta hypoteeseja tai pelkkää arvausta. Aivomme käyttävät uskottavia tarinoita ollakseen vahvempia voittamaan tai hyväksymään pelon tunteen.

Eniten pelkäämme sitä, että meistä tulee tarpeettomia.

Muutostilanteissa pelkäämme, ettei meitä tarvita. Kun pelkäämme että meistä tulee tarpeettomia, ryhdymme puolustamaan omia reviirejämme, omaa tiimiämme, läheisiämme ja ryhdymme puolustautumaan omaa paikkaamme. Suojamuurin rakentaminen suojaa meitä, mutta ei todellakaan auta muutostilanteessa. Suojamuuri sitoo meidät nykytilaan paikalleen ja pysäyttää muutoksen.

Brené Brown: Tarvitsemme uskottavia tarinoita

Brené Brown muistutti, että muutostilanteissa on tärkeää keksiä tarinoita erilaisista mahdollisista tulevaisuuden kuvista. Samaa on puhunut Risto Siilasmaa Paranoidi optimisti kirjassaan: Kun pohdimme etukäteen erilaisia muutostilanteita, niin olemme valmiimpia kohtaamaan niiden kaltaiset tilanteet, kun niistä joku tulee eteen tai jonkun todennäköisyys kasvaa.

Skenaariot ja tarinat voivat olla ja ovatkin useimmiten täysin keksittyjä, mutta tärkeintä on, että niiden tulee olla realistisia, mahdollisia. Aivomme eivät nimittäin millään usko epärealistisia tulevaisuudenkuvia. Aivomme tunnistavat feikin eivätkä osta sitä.

Tarinoiden tulee olla uskottavia. Rohkaise itseäsi tarinoilla. Anna aivoillesi vaihtoehtoja kehittämällä tulevaisuuden skenaarioita.

Menestystä elämääsi ja onnekkaita tarinoita urallesi!

Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä, City-lehti ja Nordic Business Report -lehden toimitusjohtaja

Slack on maailmanlaajuinen chat -ohjelmisto, jota käytetään lukuisissa yrityksissä. Jopa 8 miljoonaa ihmistä käyttää Slackia päivittäin. Julia Grace, Slacking Senior Director of Infrastructure Engineering kertoo mitä he oppivat kehittäessään Slackiä.

Mitä pitää muistaa kun kehitetään tuntematonta?

Kehitysprosessissa on aina loputon määrä toivomuksia. Kun toivomuksia tulee, niitä kaikkia ei varmasti voida toteuttaa. Mielenkiintoista onkin katsoa toivomuksista usein toistuvia toivomuksia ja keskittyä niihin. Toinen tapa on katsoa mitä kukaan ei toivo. Esimerkiksi kaikki halusivat Slackin toimivan nopeammin, mutta kukaan ei halunnut offline modea. Tiesimme helposti mihin keskitymme.

API:t olivat portti tuntemattomaan

Julia kertoo siitä kun he kehittivät API rajapintoja, emme tienneet mihin ihmiset käyttävät niitä. Kun sitten API:t olivat rakennettu, huomasimme, että erään asiakkaan API:n kautta poistetaan valtava määrä viestejä. Huomasimme tilanteen ja luulimme, että siellä on joku bugi. Soitimme pikapikaa asiakkaalle että tietävätkö he, että kaikki viestit poistetaan pian tätä myötä ja asia selvisi. API:en avaaminen on ollut yksi Slackin menestyksen salaisuuksista, koska sitä kautta Slack on pystynyt tarjoamaan enemmän asiakkaille yhdessä asiakkaiden ja kehittäjien kanssa kuin mitä itse pystyisi kehittämään.

Priorisointi on tärkeä

Yksi menestykseen liittyvä asia on priorisointi. Priorisoinnissa tärkeää on varmistaa, että kaikki ymmärtävät mikä on tärkeintä. Julia Grace oppi lastaan opettaessaan, että lapselta kannattaa aina kysyä, että onko hän ymmärtänyt asian. Esimerkiksi jos pyydät lasta tekemään jotain, kannattaa pyytää toistamaan voisitko kertoa mitä haluan, että teet? Vastaavasti yrityksessä kun olet kertonut mikä on tärkeää, on hyvä kerrata tiimiltä kannattaa että mitä olikaan tärkein asia nyt ja oletteko samaa mieltä. Näin tulee varmistuttua, että kaikki ovat tekemässä samaa asiaa.

Paras johtamisvinkki: Hanki lapsia

Julia Grace kertoo hyvän johtamisen salaisuutensa: hanki lapsia. Lapsia kasvattaessa oppii johtamaan.

Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä
City Digital & EatAndTheCity

Aloitimme keräämään tiimiä alkuvuodesta 2015. Taustalla oli epäonnistumisen kokemus kun 1996 syntyneet tiimiläiset olivat puolivälieriissä hävinneet ruotsalaisille 2 vuotta aikaisemmin 10-0. Historia määrittää meitä. Se oli todella rankka paikka monille ja asetti Leijonatiimin rakentamiseen kovia haasteita. Toinen tapahtuma 1997 ja 1998 syntyneiden kavereiden historiassa oli, kun he voittivat mm hopeaa. Porukassa oli häviäjiä ja voittajia ja tästä piti rakentaa voittajatiimi.

Tiesimme, että haastavaksi turnauksesta tulee, kun omassa kotihallissa media myös painaa päälle ja yleisöltä tulee kovat paineet voittaa.

Huipputiimissä kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa

Tiimissä oli sekä aikaisempia häviäjiä, että aikaisempia voittaiia. Päätimme panostaa mentaalivalmennukseen. Päätimme tutustua paremmin toisiimme, että tunnemme paremmin ja toisemme ja johtoryhmän jäsenet. Tiimiläiset saivat paritehtäviä ja lähtivät yhdessä tekemään uusia juttuja. Muutamat lähtivät Samu Haberin ja Sunrise avenuen mukaan Saksaan. Toivat oppia siitä mitä on itsensä peliin laittaminen ja minkälaista on vetää täysiä. Samu Haber lahjoitti pojille kitaran. Siinä luki "Pitäkää kivaa ja vetäkää täysii!" tästä tulikin sitten joukkueen slogan. Se on myös hyvä oppi:

"Useimmiten jos sä haluat menestyä, niin sulla pitää olla hauskaa ja pitää vetää täysii. - Jukka Jalonen"

Tätä slogania kertasimme ja usein treeneissä muistutimme itsellemme, että miten tekemisestä saadaan hauskaa ja miten tästä otetaan kaikki ilo irti. Tätä treenattiin ja haastavissa tilanteissa palautettiin mieleen ilo, hauskuus ja täysiä vetäminen.

Yle seurasi pelaajien valmentautumista tiiviisti ja tämä osaltaan auttoi pelaajia tottumaan median jatkuvaan läsnäoloon. Osa pelaajista kävi yöpymässä pari päivää metsässä ja toivat sieltä oppeja minkälaista on oman mukavuusalueen ulkopuolelle meneminen ja miten siihen tottuu. Teetimme tehtäviä, missä menivät epämukaavuusalueelleen haastaviin tilanteisiin. Kaikki nämä kuvattiin Ylelle. Median läsnäoloa oli tarkoituksella paljon jotta pelaajat tottuivat siihen.

Kuka olen? Miten reagoin? Miten tiimikaveri reagoi? Miten suhtaudun onnistumiseen? Miten reagoin pettymykseen?

Iso juttu pelaajille oli kun OpTeamin Melina Niemi teetätti jokaiselle pelaajalle luonneprofiilin ja siitä tuli pelaajille 20 sivuinen raportti. Tästä pelaajien itsetuntemus kasvoi. Pelaajat oppivat miten reagoin, miten käyttäydyn.

MBTI luonnetestissä jaetaan pelaajat neljään eri väriin: punainen, keltainen, vihreä, sininen. Minkälainen henkilö on reagoidessaan hyviin tai huonoihin asioihin. Punainen saattaa esimerkiksi pienestäkin menettää hermot ja alkaa raivoamaan tuomarille. Vihreä saattaa vastaavassa tilanteessa vain käpertyä ja olla hiljaa. Tästä testistä ja keskusteluista opimme enemmän elämää ihmisenä ja pelaajana.

Toinen kova juttu tiimiläisille oli, kun loimme leijonien menestyksen portaat. Tärkeää sen luomisessa oli, että menestyksen portaat ei ollut mikään mun tekemä tai konsultin tekemä menestyksen portaat, vaan nimenomaan se, että pelaajat itse loivat omat menestyksen portaat. Tiimityönä mietimme mitkä asiat saa meidät menestymään. Tämä taulu sitten laitettiin hallille pukukoppiin näkymään ja siitä jokainen pystyi tarkastamaan miten me ajattelimme, että me onnistumme. Parhaiten menestyksen portaat toimivat juuri silloin, kun itse pääsee vaikuttamaan tekemiseen. Kun tekee itse, niin sitoutuu ja on pohtinut asioita ja hankalan tilanteen tullen muistuu helpommin mieleen, miten tällaisessa tilanteessa menestyvä tiimiläinen käyttäytyy.

Leijonien menestyksen portaat

1. Hetkessä eläminen

Tässä ja nyt nauttien
Ei ole eilistä ei ole huomista
Menestys lähtee jokaisesta itsestä
Jokainen voi vaikuttaa tiimin henkeen omilla sana valinnoilla. Eleillä ilmeillä.

2. Valmistautuminen

24h ennen peliä jokainen omalla tavallaan. Tietyt yhteiset jutut, mutta jokaisella oma vapaus ja tyyli valmistautua peliin.
Jokainen omalla tutulla tavallaan.
Pitää elää niin kuin huippu-urheilija.
Tee niitä asioita, mitkä palvelee hyvin tiimityöskentelyä, tiimin toimintaa. Voi kavereiden kanssa käydä vaikka ulkona, mutta kuitenkin muistaa käyttäytyä kuin huippu-urheilija, "ettei lähe lapasesta."

3. Luottamus

Luottamus omaan itseen ja luottamus koko tiimiin
Luottamus yhteisiin menestymismahdollisuuksiin

Itseluottamuksen nostaminen ja kannustaminen on johtajan tehtävä. Pitää olla rohkaiseva ja kannustava.

Haastavaa luottamuksessa: miten pelaaja voi luottaa toiseen? "Vihreälle" tämä on helppoa. "Punaiset" ja "keltaiset" ovat vähän säätäjiä ja häslääjiä ja usein esim pakkipari lähtee luontaisesti helposti auttamaan toista pakkiparia vaikka toinen ei edes pyytäisi. Viisikossa pelaamisessa oman paikan pitäminen on tärkeää.

Älä mieti muitten hommia. Luota tiimiläisiin. Koko peli menee muuten raskaaksi ja sähläämiseksi. Auta vasta pyydettäessä. Luota muihin.

Urheilussa on vaativaa kun Ruotsia vastaan oli taustalla peikko, että hävittiin aina aikaisemmin. Usein myös hävittiin vuoden aikana. Vihdoin elokuun alussa olimme todella lähellä voittaa ruotsi ekaa kertaa. Tämä lisäsi itseluottamusta ja pian voitimme ruotsin.

4. Sietäminen

Vaikeat hetket
Erilaiset persoonat
Miten käsitellään sairastapaukset, epäonnistumiset? Pitää vaan sietää ja ei saa hyytyä, vaikka jäädään häviölle maali tai kaksi. Ei aleta siltikään sooloilemaan omaa peliä vaan pelataan yhteispeliä ja omaa paikkaa.
Henkilöprofiilit auttoivat ymmärtämään toisia pelaajia.

Esimerkiksi yks pelaaja ei ollut kovin suosittu pelaaja muiden keskuudessa. Tämän pelaajan kanssa oli jatkuvasti jotain häslinkiä ja muut pelaajat olivat kertoneet että jotain oli taas tapahtunut. Kerran tapahtuman jälkeen soitin varmaan neljä pelaajaa läpi. Luotin kaveriin. Kentällä ja treeneissä kaveri oli ahkera treenaamaan. Taustalla oli kuitenkin tapahtuma, mikä oli tapahtunut pari vuotta aiemmin. Muiden tiimiläisten kanssa totesimme , että tämä ihminen ei tule muuttumaan ja hän pelaa nyt jotain roolia ja vaikkei aina tervehdi kaikkia ja haluaa olla kännykän kanssa enemmän kuin muut, niin hänet on silti otettava tiimiin mukaan ja hyväksyttävä sellaisena kun on. Päätimme, että emme yritä muuttaa tätä "hankalaa kaveria" vaan hyväksymme hänet sellaisena kun hän on. Antaa hänen syödä yksin. Antaa hänen olla tervehtimättä. Hyväksytään.

Pian tilanne muuttui ja kaveri huomasi, että hänet hyväksytään. Hän lopetti syömästä yksin ja tuli mukaan muiden kanssa samaan pöytään. Kun me muut muutimme ajatteluamme ja hyväksyimme tämän kaverin ja niin tämä muutti myös kaverin käyttäytymistä. Toisissa et voi muuttaa mitään muuta kuin omaa suhtautumistaan häneen.

5. Rohkeus

Uskalla onnistua
Vahvuudet esiin
Jos sä haluat olla oman toimialan paras, ni sun pitää olla rohkea ja sun pitää uskaltaa onnistua.
Varman päälle pelaamisella ei voi ikinä voittaa. Kun sä meet äärirajoille. Vähän epämukavuusalueelle, niin aina ei voi onnistua, mutta sitten kun sä onnistut, sä oot parempi ku koskaan ennen.
Epämukavuusalueille pitää uskaltaa mennä, uskaltaa kannustaa. Pyrimme palautteessa aina löytämään pari juttua mikä meni hyvin. Näytettiin onnistumisia. Vahvistettiin onnistumisia. Virheitä tulee aina ja niiden palautteessa keskityimme siihen, miten tiiminä voisimme toimia paremmin ja jätimme yksilösuoritukset kommentoimatta. Kun on huippuvastustaja vastassa, niin varmasti meillä tulee virheitä, mutta niin tulee vastustajilla ja vastustajalla tulee varmasti enemmän virheitä kun meillä.

6. 100%

All out kaikki irti.
Kaveria ei jätetä
Jos me voitetaan voitetaan joukkueena. Jos hävitään hävitään joukkueena. Ei puhuta toisista pahaa tai ei ollenkaan kommentoida.

Jalosen johtamisen työkalut

Jalonen kertoo, kirjaavansa aina siniseen kirjaa ylös ketkä ei pysty pelaamaan keskenään tai mitkä asiat toimi ja mikä on palaute joukkueelle. Kirjaan ylös omia huomioita pelistä ja sieltä on hyvä plärätä asioita esiin koska ei niitä voi muistaa.
Kirjaan ylös tilastot, niistä opin esim historiasta ja kun huomasin, että pojilla peli paranee jatkuvasti 2 ja 3 eriä kohden niin otin tämän puheeksi ja sanoin, että ei pidä ainakaan ekassa pelissä hävitä peliä, koska meidän peli paranee. Jos me voitetaan eka erä, niin me voitetaan todennäköisesti koko peli.

Muita menestykseen vaikuttavia tekijöitä

Rekrytointikyky
Kommunikointikyky ja viestintä -> avoin keskustelukulttuuri. Kaikessa ihmisten välisessä tekemisessä. Myös esimies - työntekijä. Pyri valmentamaan yksilöä. Jaa vastuuta. Delegoi esim veskarien valmentajalle veskarien palautteen käsittely yms. Suu pitää saada auki.
Sitoutuminen. Tätä ei tarvinnut korostaa. Hyväksynkö jos rooli muuttuu? Sitoudunko esim miten somessa toimitaan yms.
Johtavien henkilöiden esimerkki, johtoryhmä. Johtajiston pitää olla ammattimainen kentällä ja kentän ulkopuolella. Pitää olla kovia johtajia ja esimerkkejä esim Aho tai Koivun Mikko, joka saa muut mukaansa.
Jokaisen arki omassa seurassa vaikuttaa. Miten treenaatte. Miten asennoituu. Miten 24h vuorokaudessa ammattimaisesti tekee duunia kuten huippu-urheilija? Johtaja ei oo itsekäs. Hyvä johtaja välittää muista. On esimerkillinen. Muut ottavat mallia.
Kärsivällisyys, kyky reagoida.
Huumori ja nauru
Ei tekosyitä (vastuunkanto, virheen myöntäminen, ei tekosyitä)
Roolit vahvuuksien mukaan.
Vaikeuksien ja hyvien aikojen ennakointi. (Tappioputki, miten se katkaistaan? Voittoputki, miten se pidetään yllä?) Etukäteen näiden pohtiminen.
Autonomian ja hallinnan tunne(työrauha on tärkeää työntekijöille. Ei kyttäämismeininkiä.)
Delegointi(luottaminen, vastuun jakaminen)
Jokainen saa ja uskaltaa olla oma itsensä. Erilaisuuden hyväksyminen)
Vaatimustaso. Haasta omaa itseä. Valmentajan pitää haastaa. Vähän pitää potkia persuuksille treeneissä. Joukkueen sisäinen vaatimustaso pitää olla kova.
Arvostus ja kunnioitus.> jokainen on tärkeä. Yhdessä johtoryhmä valmentajat huolto lääkärit
Rehellisyys ja oikeudenmukaisuus. Esim keskustelu uuden pelaajan rekrytoinnissa kun pelaaja kysyy "Mitä sä oot aatellu mun rooliks?" Vaikka pelaaja haluis jotain, ni ei pidä ladata pelaajille yliodotuksia ja luvata huippupaikkaa mutta sitten peluuttaa huonommassa kuitenkin. Mieluummin kertoa rehellisesti: "Jos sä pelaat tosi hyvin, ni sä pääset kolmosketjusta kakkoseen." Peliaika on ansaittava.

Huipputiimissä kokonaisuus on enemmän kuin osiensa Summa.

Menestystä elämääsi! Muistiinpanot Kasvu Open seminaarista, Jukka Jalosen puheenvuorosta.

Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä

Reijo Lahtonen on auttanut metsämiehiä jo toistakymmentä vuotta. Neljä vuotta sitten hän aloitti Suurisavotta -hankkeen, jossa haetaan oikeutta ja korvauksia metsän myyjille oikean hinnan saamiseksi niille, joilta tuomittu puukartelli on saanut ostettua puuta alihintaan. Mitä voimme oppia Suurisavotta -hankkeesta?

1. Älä ikinä anna periksi

Ensimmäiset 3 vuotta oli pelkkää turpiin ottamista. Media ja osa puunmyyjistä sekä vastapuoli ruokkivat epäuskoa. Siltikään Reijo tiimeineen ei antanut periksi. Jos itse uskot ja tiedät, että oikeus on mahdollista saavuttaa, niin puske vaan sisulla läpi harmaan kiven. Mikään ei ole sinulle este vaan ainoastaan hidaste. Neljäs vuosi oli yhtä onnistumisia onnistumisien perään. Medianäkyvyyttä tuli ja metsänomistajat innostuivat lähtemään mukaan hakemaan oikeutta.

2. Perinteiset toimintamallit on heitettävä roskakoriin

Perinteisellä toimintamallilla tehtäessä kanteen tekemiseen menee puolesta päivästä kahteen päivään. Tietojen hankkiminen on työlästä ja aikaa vievää. Reijo Lahtonen tiimeineen kehitti uudenlaisen menetelmän, jolla he toimivat täysin sähköisesti.

“Toimimme täysin sähköisesti ja haemme kaikki tarvittavat tiedot y-tunnuksella suoraan Verohallinnolta.
“ - Reijo Lahtonen

Nyt korvausvaatimuksia tuli 1058 ja niiden tekemiseen meni 22minuuttia. Perinteisillä lakimiestoimistojen menetelmillä tähän olisi mennyt jopa 5,7 vuotta ja jos ne olisi halunnut saada yhdessä päivässä tehtyä, projektiin olisi tarvittu 2115 lakimiestä.

3. Opettele kuuntelemaan ei -sanaa, mutta älä silti anna periksi

Kun tietopyyntöä tehtiin verohallinnolle, verottajan kanssa puhelu meni kutakuinkin näin:

"Eei ei ei ole mahdollista ei ei ei ei. Pitkä hiljaisuus. Ei ei ei. Ei onnistu."

Loppujen lopuksi tietolupa järjestyi.

Tässä videolla team Suurisavotta fiilistelee pääuutisten ääressä kanteiden jättämispäivän saavutuksia.

Tsekkaa lisää Suurisavotta -hankkeesta www.suurisavotta.fi

Menestystä elämääsi! Älä ikinä anna periksi!

Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä

Nordic Business Forumissa kuultiin tänään kansainvälisiä huipputähtiä. Lavalle nousi Arnold Schwarzenegger, joka ei jättänyt ketään kylmäksi.

Arnold tavoitteli aina suuria. Hän ei koskaan pyrkinyt kaupunginvaltuustoon, eikä kaupunginjohtajaksi, vaan suoraan kuvernööriksi. Arnold vinkkasin tehokkuusvinkin, jos et meinaa aina ehtiä saada riittävästi unta:

If six hours isn't enough, sleep faster - Schwarzenegger

Jos kuusi tuntia unta ei riitä, nuku nopeammin. - Schwarzenegger

Menestystä elämääsi!

Ilkka O. Lavas
tehokkuuden rakastaja

F. Peter Cuneo oli tänään MTV Club Prime -tilaisuudessa puhumassa. Astetta kokeneempi jäbä. Käänsi konkurssikypsän Marvelin kukoistavaksi firmaksi. Oli kunnia istua tänään Peterin vieressä.

Tässä johtajuuden oppeja Peter Cuneo:lta

Kehitä lisämyyntikeinoja. Lavenna brändiä muihin soveltuviin tuotteisiin.

Jos olet vetämässä turnaroundia niin valmistaudu taistelemaan omien mielipiteittesi puolesta. Varaudu olemaan se tyyppi josta ei pidetä.

Create new organizational mindset to maintain profitability:
-Cash flow vs profits
-Maintain low headcount
-Change management

Marvel Entertainment Leadership lessons :
- Generate positive energy(be an actor)
- Avoid dwelling on past problems
- Communicate often and consistently
- Listen well but be impatient
- Find people who will tell you the truth, you need to know all the problems and you want to fix them all
- New culture - Leaders biggest challenge
- Always hire world class people - never settle
- Your success depends on many employees not a few individuals.
- Execution, execution
- True emotional security - the ability to accept that you cannot make everyone happy.

Think 80% of your time about the future.
Know where are we now and where are we going.

Kuuntele ihmisiä, ota heitä mukaan. Ihmiset haluaa tulla kuulluksi eivätkä valita vaikka päätös ei olisi heidän mieleineen.

Arvosta asiakkaitasi. Useimmat konkurssikypsät yritykset ovat lakanneet arvostamasta asiakkaitaan ja kuvittelevat ylimielisesti, että heidän asiakkaansa ostavat mitä tahansa mihin hintaan tahansa.

Pidä huolta että sulla töissä oleva jengi on täysin omistautuneita firmalle ja että he ymmärtävät tuloksen tekemisen päälle.

Menestystä elämääsi!

Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä

Putouksen miksi toistan toistan asioita asioita on hyvä kysymys. Brändääminen, johtaminen ja opettaminen ovat sinänsä kaikki samoja asioita, että jokaisessa tavoitteena on oppiminen ja keinona toisto.

Johtajan pitää toistaa jatkuvasti yrityksen missiota, visiota ja eteenpäinmenemiskeinoja, jotta organisaatio muistaa minne ollaan menossa. Johtaja on kuin kartanlukija, joka kertoo, minne satamaan ollaan menossa. Toistoa tarvitaan, jottei määränpää unohdu.

Brändääjän pitää toistaa jatkuvasti ja muistuttaa brändin erinomaisuudesta ja syvimmästä olemuksesta. Brändin edut, ilot, coolius ja hyödyt pitää toistaa, jotta brändi erottuu muista omilla vahvuuksillaan. Toistoa pitää tehdä monen kanavan kautta, koska ihminen oppii lukemalla, kuuntelemalla, näkemällä ja osallistumalla.

Opettajan pitää toistaa asioita, kunnes oppi menee perille. Ja sittenkin asiat unohtuvat ja tarvitaan kertausta eli toistoa.

Sketsihahmon pitää toistaa omaa sketsiään niin kauan että kaikki ihmiset tajuavat sen. Variointi lisää vitsin voimaa. Marginaalista tulee merkityksellistä. Sivulauseesta tulee päälause ja lentävä läppä.

Toistan toistan toistan kunnes jatkan toistamista.

Menestystä menestystä menestystä elämääsi!

Ilkka O. Lavas
media-alan sarjayrittäjä
http://www.citydigital.fi

Minulta on usein kysytty miten ehdit tekemään kaikki nuo asiat. En voi skaalata aikaani, joten olen päätynyt palkkaamaan töihin itseäni parempia, taitavampia yksilöitä.

Aloitin aikanaan yksin hommat ja olen tottunut pärjäämään yksin, joten delegoinnin taito on minulle vasta myöhemmällä iällä opittu. Jälleen tänään törmäsin tilanteeseen, jossa aikaisemmin delegoimalla homma olisi hoidettu nopeammin, paremmin, tehokkaammin, luotettavammin ja asiakaskin olisi ollut tyytyväisempi.

Pari viikkoa sitten asiakkaani Barona otti yhteyttä ja pyysi minulta yhtä pientä asiaa. Koska olin tehnyt asioita joskus 5 vuotta sitten, ajattelin, että sehän on pieni homma ja sujuu käden käänteessä. No lupasin hoitaa homman ja laitoin asian omalle tehtävälistalleni. VIRHE!

Pomo: Älä ikinä tee asiaa itse, jos joku työntekijäsi osaa tehdä sen. Kun delegoit, asia tulee tehtyä paremmin, nopeammin, tehokkaammin, luotettavammin, laadukkaammin tai vähintään yhtä hyvin kuin jos sinä tekisit. Yrittäjänäkään et ole korvaamaton. Tökkää vaikka sormesi veteen ja katso jääkö siihen reikä kun vedät sormesi pois.

Tässäkin tapauksessa kävi niin, että sain tänään Baronalta meiliä jossa kohteliaasti kyseltiin tilanteen perään. VIRHE! Ikinä asiakas ei saisi joutua kysymään missähän asia viilettää. Olin ryssinyt asiakaspalvelun pahemman kerran. Puolen tunnin homma oli ollut tehtävälistallani tarpeettomasti 2 viikkoa! Pahoittelin välittömästi tilannetta ja käännyin työkaverini Even puoleen.

Delegoin asian Evelle ja puolessa tunnissa homma oli hoidettu. Eve hoiti homman ja teki sen vielä paljon paremmin kuin minä. Kiitos! Asiakas sai palvelua nopeammin kuin mitä itse olisin voinut toimittaa. Delegointi kannatti jälleen. Wau!

Mitä opin:
1. Delegoi heti kun voit
2. Delegoi aina kun voit
3. Delegoi myös pienet asiat
4. Luota ihmisiin
5. Valtuuta ihmiset

Delegointi on mahtava tapa saada useampia tehtäviä tehtyä lyhyemmässä ajassa. Se myös kasvattaa tiimin kapasiteettiä käsitellä asioita. Kuten itsellenikin yllä kävi, monelle johtajallekin käy samanlaisia juttuja. Asiat jäävät pöydälle makaamaan kun delegointiin tai delegointiprosessiin ei kiinnitetä riittävästi huomiota. Delegointi voi onnistua tai epäonnistua.

Mikä erottaa hyvän ja huonon delegoijan?

Tehtävien delegoinnissa on 6 vaihetta. Ongelma useimmin johtajilla on, että delegoinnissa hoidetaan vain yksi tai kaksi vaihetta. Kun tehtävää ei hoidetakaan kunnolla, pomot vain urputtavat työntekijöille miksi työtehtävää ei ole hoidettu kunnolla. Eve hoiti homman erittäin hyvin. Mikä delegoinnissa tällä kertaa onnistui?

Yrittäjäurani aikana olen havainnut delegoinnin tökkäävän monesti. Tässä on tärkeimmät asiat, mitä delegoidessa kannattaa huomioida, jotta tehtävä etenee toivotusti.

1. Valmistele kunnolla

Työntekijät eivät voi tehdä tehtäviä laadukkaasti jos tehtävät on määritelty epäselvästi. Mieti pari kertaa mitä kaikkea hommaan kuuluu, mitä odotat, mitä asiaan liittyy. Keitä pitää huomioida. Älä suunnittele kuitenkaan liikaa, koska muuten työntekijöiltä jää luomisen vapaus ja ilo.

2. Luovuta homma hoidettavaksi

Työtehtävä pitää luovuttaa tehtäväksi jollain viestintävälineellä. Olen havainnut, että meili on yksi huonoimmista delegointitavoista. Meili tulee useimmiten käsitettyä väärin tai puutteellisesti. Lauseita joudutaan arvaamaan: "mitähän tämäkin tarkoittaa".

Delegoinnissa paras tapa ainakin minulla olla kaksivaiheinen: tehtävän yleiskuvaus meilillä tms ja yhdessä läpikäynti puhelimitse tai chatilla (esim Google Talk, Messenger, Yammer, Skype Whatsapp jne).

Tee selväksi mikä on homman budjetti, aikataulu, konteksti, odotukset raportoinnista, tilannekatsauksista ja millä syklillä ja millä kanavilla toivot saavasi palautetta. Usein riittää: Kerro sitten kun homma on valmis tai kerro viikon loppuun mennessä jos tulee jotain odottamatonta ettet saakaan tehtävää tehtyä siihen mennessä.

3. Varmista, että viestisi menee perille

Delegoinnin kaksivaiheisuus on tärkeää. Chatti tai puhelu on yksi tärkeimmistä keinoista. Näin voin varmistaa, että viesti on ymmärretty tai ainakin sen, ettei sitä ole ymmärretty ihan erilailla kun olen tarkoittanut. Usein menee 60 sekuntia siihen, että varmistan homman olevan selkeästi ymmärretty. Se on pieni aika verrattuna siihen, että jotain asiaa tehdään tuntikaupalla ihan eri suuntaan kuin olin tarkoittanut.

Paras tapa varmistaa ymmärrys on kysyä: kertaatko mulle vaikka vielä kerran omin sanoin mitä olet nyt tekemässä. Haluan varmistaa, että ajattelet asiasta samalla tavalla kuin minä. Tämä kuulostaa ehkä vähän lastentarhatouhulta, mutta on oikeasti kannattavaa ja aikuisetkin ihmiset varsinkin sähköisillä kommunikaatiovälineillä ymmärtävät valitettavan usein toisiaan väärin.

4. Varmista, että työtehtävä on hyväksytty ja otettu vastaan

Usein delegoinnin yhteydessä jää varmistamatta, että tehtävän vastaanottaja oikeasti ottaa tehtävän tehtäväksi. Keskustelun yhteydessä on hyvä varmistaa että työkaveri on ymmärtänyt, mutta myös hyväksynyt tehtävän ja ottanut sen itselleen tehtäväksi.

"Luulin, että se oli vain tiedoksi"

, lause tarkoittaa sitä, että neloskohta delegoinnin kuudesta vaiheesta on skipattu.

Varmista, että viestikapulan vastaanottaja nappaa kiinni ja lupaa hoitaa kapulan eteenpäin. Varmista, että työntekijä hyväksyy tehtävän laajuuden, aikataulun, budjetin ja lupaa raportoida toivomallasi tavalla ja syklillä.

5. Vältä takaisindelegointia

Usein johtajat joutuvat tekemään ylitöitä, koska työntekijät takaisindelegoivat. Työntekijät ovat parempia delegoimaan hommia takaisinpäin pomolleen tehtäväksi. Miten se on mahdollista?

Harvoin, jos koskaan on tarpeellista, johtajan ottaa takaisin tehtävää, jonka johtaja on delegoinut jollekin muulle. Useimmiten takaisindelegointia tapahtuu, jos valmisteluun ei olla paneuduttu riittävästi ja aikatauluun tms on tehty joku arviovirhe.

Jos työntekijä ei osaa tehdä hommaa? Silloinkaan sinun ei tulisi ottaa takaisin hommaa vaan sinun tulee nähdä tilanne opettamismahdollisuutena. Kun tiimiläiset oppivat useampia työtehtäviä, delegoinnin mahdollisuus moninkertaistuu ja tiimin kapasiteetti kasvaa.

Vaikka ensimmäiseen delegointiin ja koulutukseen menisi enemmän aikaa, niin seuraavalla kerralla aikaasi vapautuu. Älä ikinä ota tehtäviä takaisin. Valmistele hyvin ja jos työntekijä ei suoriudu, niin valmenna hänet tehtävästä läpi.

6. Varmista seuranta

Even kanssa meillä meni homma hyvin. Chatissa sain tilannetietoa miten homma etenee. Pystyimme keskustelemaan hommasta työn etenemisen aikana. Pidemmän tehtävän aikana raportointi ja etenemisen seuranta nousee tärkeäksi. Näin luottamus työntekijän kanssa kasvaa ja luottosi asian oikeasuuntaiseen etenemisen kasvaa. Seuraamalla tehtävien etenemistä voit myös antaa rohkaisevaa palautetta kun hommat etenevät hyvään suuntaan.

Delegointiprosessi tulee nopeammaksi ja tehokkaasti kun opit tekemään töitä eri ihmisten kanssa. Mitä paremmin tunnet kunkin yksilön kyvyt, sitä paremmin voit tehdä hänen kanssaan töitä ja delegoida tehtäviä.

Muista delegoida heti kun vain voit. Menestystä päivääsi!

Ilkka O. Lavas
sarjayrittäjä